Новый ГОСТ для документов
Назад

1 июля 2018 года вступил в силу приказ Росстандарта России от 25.05.2017 № 435-ст. Этот Приказ ввел для всеобщего применения новый национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Стандарт введен взамен существовавшего ГОСТ Р 6.30-2003.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы организации (ИП) и устанавливает требования к их оформлению: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее — документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.

Стандарт определяет: общие требования к созданию документов, в том числе их копий; состав реквизитов документов; в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

Несмотря на добровольность применения данного документа, он является необходимым при создании стандарта организационно-распорядительных документов организации (ИП) для совершенствования производства и обеспечения качества продукции, выполнения работ, оказания услуг.

В частности, новый ГОСТ вводит два варианта отметок о заверении копии документа в зависимости от того, для каких целей нужна копия. Заметим, что этот новый порядок распространяется в том числе на копии трудовых книжек, выдаваемых сотрудникам, копии(выписки) медицинских документов и др.

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год») и заверяется печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

            Далее, в новом ГОСТе появились новые реквизиты, в числе которых:

наименование структурного подразделения — автора документа (реквизит 06 по ГОСТ Р 7.0.97-2016 ); наименование должности лица — автора документа (реквизит 07); гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14) (проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством РФ.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ); отметка об электронной подписи (реквизит 23) (используется для визуализации электронной подписи на электронном документе.

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством РФ включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Назад