Ответ:

Уважаемый Михаил Иосифович, действующее законодательство обязывает работодателя иметь штатное расписание. В частности, в Трудовом кодексе РФ о необходимости наличия в организации штатного расписания говорится в ч. 1 ст. 15 ТК РФ, содержащей определение трудовых отношений, и в ч. 2 ст. 57 ТК РФ, где дано понятие трудовой функции работника.

Кроме того, в п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 г. № 69) регламентируется, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками (см. приказ МЗ РФ от 23.07.2010 г. № 541).

Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Таким образом, без правильно оформленного штатного расписания не получится грамотно оформить трудовой договор, внести запись в трудовую книжку, да и с надзорными органами вести продуктивно диалог во время проверок не получится.

Замечу, что наиболее часто штатное расписание требуют при проверках представители Рострудинспекции. Кроме того, этот документ нередко запрашивают и проверяющие из внебюджетных фондов и ФНС.

Так, представители ФСС – при выяснении правильности начисления взносов (см. п. 91 Методических указаний утв. постановлением ФСС от 07.04.2008 г. № 81, с учетом Приказа ФСС РФ от 26.09.2016 г. № 381).

Проверяющие из ПФР – в рамках проверки индивидуальных сведений (см. п. 2 приложения № 1 к Методическим рекомендациям, утв. постановлением Правления ПФР от 30.01.2002 г. № 11п). Затребовать штатное расписание могут и сотрудники ФНС, если решат, что этот документ касается деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) (см. п. 1 ст. 93.1 НК РФ, письмо Минфина от 09.10.2012 г. № 03-02-07/1-246).

В свою очередь, судебная практика по трудовым отношениям подтверждает, что штатное расписание незаменимо в спорах, например, при увольнении сотрудника в связи с сокращением численности или штата организации. Именно этот документ может подтвердить позицию работодателя, что в структуре организации реально произошли изменения, а значит, сокращение было реальным, а не фиктивным.

Уважаемый Михаил Иосифович, отсутствие правильно оформленного штатного расписания является правонарушением, и в зависимости от принадлежности проверяющих к конкретному ведомству это может рассматриваться ими либо как административное правонарушение, либо – как налоговое.

Так, согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, территориальный орган Рострудинспекции (суд) может рассматривать отсутствие штатного расписания в организации, как административное правонарушение, за которое предусмотрена административная ответственность в виде штрафа для организации – от 30 000 до 50 000 рублей, для ИП и должностных лиц – от 1 000 до 5 000 рублей.

Важно помнить, что повторное совершение вышеуказанного административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет; а на на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 10 000 до 20 000 рублей; на юридических лиц – от 50 000 до 70 000 рублей.

В свою очередь, представители ФНС, как минимум, могут наложить штраф в размере 200 рублей на основании ст. 126 НК РФ, если организация или ИП не предъявит этот документ. Кроме того, они могут провести налоговые доначисления из-за того, что те или иные расходы либо суммы страховых взносов окажутся неподтвержденными.

Так что вывод один – в Вашей организации срочно нужно оформить штатное расписание, которое Вы можете составить по своей форме. Однако я рекомендую придерживаться унифицированной формы № Т-3, которая утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1 с учетом рекомендаций Роструда (письмо Роструда от 22.03.2012 г. № 428-6-1), так как форма № Т-3 наилучшим образом отвечает запросам всех проверяющих.

И в завершении своего ответа отмечу необходимость включения в штатное расписание Вашей организации специалиста по ведению воинского учета на 0,5 ставки по совместительству (см. п. 12 Положения о воинском учете, утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 г. № 719 (ред. От 06.02.2020 г.).